Abweichend hiervon dürfen die o.g. Unterlagen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind für eine begonnene Außenprüfung oder für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren, oder soweit die Belege für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Für private Unterlagen gibt es keine Aufbewahrungsfristen. Belege über Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen usw. können also vernichtet werden, sobald der Steuerbescheid für das betreffende Jahr vorliegt, und sofern diese Belege nicht mehr für andere Zwecke benötigt werden, etwa für Wohngeldabrechnungen, Streitigkeiten mit Mietern, zur Begründung von steuermindernden Tatsachen usw.

Auch betriebsinterne Aufzeichnungen, etwa Kalender, Stundenzettel, Arbeitsberichte, Fahrberichte u.ä. sind nicht aufbewahrungspflichtig. Es empfiehlt sich, solche Papiere zu vernichten, sobald sie nicht mehr für innerbetriebliche Zwecke benötigt werden, da Außenprüfer und Steuerfahnder in derartigen Papieren erfahrungsgemäß gerne nach Unstimmigkeiten gegenüber den aufbewahrungspflichtigen Belegen suchen.

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